Interoperabilità come requisito trasversale ai procedimenti di dematerializzazione: su questa base l'AgID, con il contributo di amministrazioni centrali, territoriali e locali, ha definito il modello di riferimento, l’architettura funzionale e i requisiti funzionali, non funzionali e di progetto del nuovo Sistema di Gestione dei Procedimenti Amministrativi della pubblica amministrazione e della rete dei poli conservativi (SGPA).
Questo permetterà a tutte le pubbliche di amministrazioni di adottare un unico modello di riferimento per i loro investimenti sulla dematerializzazione dei procedimenti, così da contribuire alla realizzazione di un sistema cooperativo che renda interoperabili i flussi documentali tra tutte le amministrazioni e riconduca ad unitarietà la gestione dei dati, degli eventi e dei documenti informatici non strutturati.
Come spiega l'Agenzia nel proprio comunicato, i procedimenti amministrativi incentrati sulla gestione documentale garantiscono la corretta gestione dell'intero ciclo di vita dei documenti. I sistemi gestionali devono quindi consentire di:

• Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizione dei metadati (informazioni base e specifiche per tipologia di documenti) - Documento informatico
• Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità organizzative - Flussi documentali e protocollo
• Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingresso che in uscita - Dematerializzazione
• Supportare l’archiviazione dei documenti informatici e delle copie - Conservazione