L'AgID cambia le regole di formazione, protocollo, gestione, conservazione degli atti informatici

In allegato, sono disponibili le "Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" redatte dall'AgID (non ancora in vigore).

Il documento, attualmente al vaglio dell'UE dopo la fine della consultazione pubblica, cambia in modo considerevole le regole concernenti la formazione, la protocollazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici attraverso l'emanazione delle linee guida introdotte dal decreto correttivo al CAD (d.lgs. 217/2017).

Il documento principale è suddiviso in 4 capitoli e 6 allegati:

  • 1) glossario dei termini e degli acronimi;
  • 2) formati di file e riversamento;
  • 3) certificazione di processo;
  • 4) standard e specifiche tecniche;
  • 5) metadati;
  • 6) comunicazione tra Aree organizzative omogenee (AOO) di documenti amministrativi protocollati.

Gestione documentale

Nel paragrafo 1.11 si evidenzia che la gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione. Nell’ambito di ognuna delle suddette fasi si svolgono una serie di attività che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità e/o effetto, anche giuridico, alle quali corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte.

Dal punto di vista archivistico, si distinguono tre fasi di gestione in ragione delle diverse modalità di organizzazione ed utilizzo dei documenti:

  • archivio corrente: riguarda i documenti necessari alle attività correnti;
  • archivio di deposito: riguarda i documenti ancora utili per finalità amministrative o giuridiche, ma non più indispensabili per la trattazione delle attività correnti;
  • archivio storico: riguarda i documenti storici selezionati per la conservazione permanente.

In ambito digitale, gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale o comunque derivanti dalla normativa in materia di trasparenza devono essere assolti con la pubblicazione nei rispettivi siti web istituzionali. Affinché il processo di pubblicazione on line possa generare un prodotto atto ad assolvere i predetti obblighi è necessario che esso garantisca la conformità di quanto pubblicato all’originale, l’autorevolezza dell’ente emanatore e del sito web, la validità giuridica dei documenti e quindi la loro veridicità, efficacia e perdurabilità nel tempo.

Archivio informatico

Per la corretta organizzazione dei documenti informatici, dei fascicoli informatici e delle serie informatiche, nella PA sarà il manuale di gestione documentale a definire la struttura dell'archivio all'interno del sistema di gestione documentale.

L'archivio informatico (formato ai sensi del capo IV, "Sistema di gestione informatica dei documenti", del dpr 445/2000) dovrà prevedere, già nella sua fase di progettazione, continuità e rigore, dovendo assicurare certezza e trasparenza all'attività giuridico amministrativa.


  • Grafiche E. Gaspari Srl
  • Via M. Minghetti 18
  • 40057 Cadriano
  • di Granarolo Emilia (Bologna)
  • Certificazione ISO
  • Certificazione
    UNI EN ISO 9001
    per i servizi di stampa e postalizzazione

© Copyright 2019 Gaspari S.r.l.